As empresas têm de implementar o ATCUD nos documentos fiscais a partir de 1 de janeiro de 2023

A implementação de um Código Único de Documento (ATCUD) nos documentos fiscais entra em vigor a partir de 1 de janeiro de 2023.

Este novo elemento, tal como previsto na Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, juntamente com o QR Code (já em utilização desde o início deste ano), simplifica a comunicação ao fisco das despesas dedutíveis pelas pessoas singulares, ao mesmo tempo que permite controlar as operações realizadas pelos sujeitos passivos.

Esta alteração fiscal passa pela obrigatoriedade da comunicação prévia das séries emissíveis e implica algumas alterações nos formulários de impressão dos documentos fiscalmente relevantes. De acordo com a indicação da Autoridade Tributária, a descrição dos documentos na impressão deverá corresponder à descrição da designação fiscal.

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Suporte para ATCUD no ERP PRIMAVERA

No sentido de responder aos novos requisitos, a Primavera actualizou o seu ERP com suporte para o ATCUD, na versão 10 SR7 e na versão 9.15. Passa a ser impressa a designação fiscal, sendo imediatamente impressa por baixo a descrição da impressão original. A impressão da descrição original é importante nos cenários onde se pretende identificar o documento mediante a sua tipologia de utilização. Por exemplo, uma Fatura de Importação será na mesma do tipo FT e com descrição Fatura, tal como a sua designação fiscal. No entanto, será impressa também a sua descrição original, Fatura de Importação, por baixo.

Exemplo de fatura com a designação fiscal e a descrição original por baixo
Exemplo de fatura com a designação fiscal e a designação original por baixo

© CIBEN, 2022

Configuração de utilizadores no portal da AT

Para cumprir estas novas obrigações legais, será necessário acautelar junto da AT a respetiva criação dos utilizadores/sub-utilizadores para o efeito.

A configuração aplica-se a todos os clientes com faturação, incluindo aqueles que já fazem a comunicação de Guias e/ou Faturas por webservice, a comunicação das séries tem uma configuração diferente das demais.

Para a comunicação das guias é necessário ativar o item WDT, para as faturas o item WFA e para as séries o item WSE.

Perguntas e respostas sobre ATCUD

Quando devo comunicar uma série para obter o código de validação? Quanto tempo demora a obter o código por parte da AT?

A série deve ser comunicada para obtenção do respetivo código de validação antes do início de utilização da série. A AT disponibilizará o código de validação da série logo após a comunicação da respetiva série.

Independentemente do meio de processamento utilizado, o código de validação tem de ser associado à respetiva série antes da emissão de documentos.

Posso utilizar um código de validação por cada identificador da série para os diferentes tipos de documentos?

Não. O código de validação a atribuir à série é específico para cada conjunto composto pelo identificador de série e pelo tipo de documento.

Por exemplo, se for utilizado identificador de série “ABCD” nas Faturas e Notas de Crédito, terão que ser solicitados dois códigos de validação distintos para gerar sempre códigos únicos de documento (ATCUD) distintos.

Em dezembro de 2022, vou comunicar uma série que pretendo continuar a usar. Como devo preencher a data prevista de início da utilização da série?

Na comunicação de séries em utilização, a data prevista de início da utilização da série deve ser a data da comunicação.

Deve comunicar o identificador da série do documento e o tipo de documento relativamente à série que pretende manter em utilização, indicando o último número já utilizado no momento da comunicação, em vez do início da numeração sequencial a utilizar na série.

Em que momento deve ser aposto o ATCUD nos documentos?

Nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código único de documento (ATCUD) aposto no momento da emissão do documento pelo programa informático ou outro meio eletrónico, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas.

Nos documentos pré-impressos em tipografia autorizada, deve estar impresso pela tipografia autorizada.

Após atualizar para as versões da SR7, os novos documentos terão uma descrição diferente na impressão?

Sim. De acordo com a indicação da Autoridade Tributária, a descrição dos documentos na impressão deverá corresponder à descrição da designação fiscal.

Nesse sentido, a partir da SR7 passa a ser impressa a designação fiscal, sendo imediatamente impressa por baixo a descrição da impressão original. A impressão da descrição original é importante nos cenários onde se pretende identificar o documento mediante a sua tipologia de utilização. Por exemplo, uma Fatura de Importação será na mesma do tipo FT e com descrição Fatura, tal como a sua designação fiscal. No entanto, será impressa na mesma a sua descrição original “Fatura de Importação” por baixo.

Os documentos podem incluir o ATCUD antes de 01/01/2023?

Sim. Além disso, podem ser comunicadas as séries em utilização em 2022 e obter os respetivos códigos de validação para passar a incluir o respetivo ATCUD nos documentos, bem como comunicar em 2022 as séries que pretende utilizar em 2023 para preparar atempadamente os sistemas para a emissão de documentos a 1 de janeiro de 2023.

A partir de janeiro de 2023 posso criar documentos em séries que não estejam comunicadas?

Não. A partir de 01/01/2023, todos os documentos fiscalmente relevantes terão de ser emitidos em séries devidamente comunicadas à AT.

O ERP PRIMAVERA irá validar se a série foi comunicada e, caso não esteja, irá impedir a criação/emissão de documentos fiscalmente relevantes.

Criei uma série e comuniquei-a, mas reparei que foi criada indevidamente. Posso anular a comunicação dessa série?

Sim. A anulação da comunicação de séries está prevista pela AT e poderá ser efetuada a partir do ERP PRIMAVERA.

Para tal, deverá aceder à janela de Comunicação de Séries à AT, selecionar a série que pretende anular a sua comunicação e gravar a operação. Após comunicada a sua anulação, a série será marcada no ERP PRIMAVERA como inativa.

Alertamos que este procedimento é irreversível, terá de ocorrer no prazo de cinco dias após a comunicação e a série não poderá ter qualquer documento emitido. Caso tenha documentos emitidos, a série deverá ser comunicada como finalizada.